Software y aplicaciones de cobranza

En la actualidad, cada vez existen más empresas cuyo personal teletrabaja y cuya actividad y negocios se desarrollan 100% online.

La contabilidad y la fiscalidad de las empresas siguen ese mismo camino, existiendo herramientas y servicios en la nube que nos permiten clasificar facturas, gestionar clientes y proveedores o utilizar herramientas de cobranza para facilitar la gestión de la empresa.

Gestión de deudas de nuestros clientes

Para cualquier empresario o autónomo es importante tener control de todos los pagos que se le adeudan. Conocer la cantidad total, el desglose de deuda por cada cliente o la antigüedad de cada cobro que está pendiente, nos permite afrontar mejor la falta de liquidez y negociar un calendario de pagos que no afecte a la actividad de nuestro negocio.

Los recargos son otro punto a tener en cuenta a la hora de liquidar de forma periódica una deuda. Si la deuda de nuestros clientes se va incrementando con el paso del tiempo, los cálculos de estas cantidades es conveniente automatizarlos con un software de gestión especializado.

Distintos elementos del proceso de cobranza

Desde el momento en el que una empresa vende un producto o servicio, entran en juego diferentes pasos dentro del proceso de cobranza.

  1. Creación de una factura
  2. Envío de la factura al cliente
  3. Se fija una fecha de pago
  4. Se envía un recordatorio del pago
  5. Se produce el vencimiento del pago
  6. Se envían nuevos recordatorios del pago
  7. Se inicia el proceso de cobranza

Una herramienta adecuada nos permitirá automatizar todos los pasos anteriores, facilitando a la vez informes en los que podamos ver de un vistazo qué clientes o facturas se encuentran en cada uno de ellos.

Automatización de procesos

Los avisos de las distintas partes del proceso, como el recordatorio del pago o el aviso de vencimiento, es recomendable tenerlos automatizados para que tanto el emisor como el receptor de la factura tengan siempre claras las fechas exactas. En este caso, emitir esos avisos por email es muy cómodo, pero no nos garantiza un acuse de recibo por parte del destinatario. Si queremos tener confirmación de la recepción del aviso por parte del cliente, es recomendable realizar un envío de correo postal certificado, en el cual recibiremos un acuse de recibo que incluso nos puede servir como prueba judicial.

Si el volumen de facturas generadas cada mes es elevado, es muy conveniente también automatizar su creación y el envío de las mismas. Esto es mucho más sencillo en el caso de la venta online, donde la propia tienda puede enviar a cada uno de los clientes una factura vía email que corresponda al pedido que acaban de realizar. A la vez, esas facturas se almacenan en el panel de control de la tienda online, permitiendo ser exportadas en bloque o incluso existiendo la posibilidad de sincronizarlas automáticamente con el software de gestión contable.

Las APIs de los programas de gestión facilitan la integración del software de contabilidad con cualquier ecommerce o software de terceros. Con una API, podemos comunicar distintos programas entre sí, consiguiendo optimizar todo el flujo de datos y centralizar la información.

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